Wil je minder afhankelijk zijn van Amerikaanse Big Tech? In deze blog ontdek je hoe je digitale autonomie bereikt met Europese en open-source alternatieven voor je basissoftware. Ik vertel ook waarom wij kiezen voor het Duitse Mailbox.
Rien Heuver
Hoe wordt jouw organisatie minder afhankelijk van Microsoft en andere Amerikaanse Big Tech? In deze blogpost vertel ik je wat goede alternatieven zijn voor mail, agenda, documenten en videomeetings. Kortom: hoe bereik je digitale autonomie in de basis-software van je organisatie? Bij Glazen Uil gebruiken we alleen Europese en/of open-source software. Om de basisfunctionaliteit te dekken hebben wij gekozen voor het Duitse Mailbox, dus ik leg je ook direct uit waarom we die keuze gemaakt hebben.
In dit tweede deel van onze blog-serie over digitale autonomie hebben we het over software die elke organisatie nodig heeft:
Glazen Uil kan ook niet zonder, dus toen wij een keuze moesten maken voor deze software hielden we natuurlijk rekening met de selectiecriteria uit het eerste deel van onze blogserie over digitale autonomie.
“En een AI-omgeving dan? Jullie als AI-experts hebben daar toch ook wel een onafhankelijke oplossing voor?” Zeker hebben we dat! Maar dat is een blogpost op zich, dus dat komt in deel drie 😉 Volg onze LinkedIn-pagina om op de hoogte te blijven!
Ja echt, 70% van de Nederlandse organisaties is afhankelijk van Microsoft. Dat is een heel groot risico! Moderne organisaties worden steeds afhankelijker van grote (Amerikaanse) softwareleveranciers: vendor lock-in dus. Waar we vroeger nog een IT-afdeling hadden die precies wist hoe de vork in de steel zat, hebben we tegenwoordig het leeuwendeel uitbesteed aan SaaS: Software-as-a-Service. Ontzettend gemakkelijk, maar ook ontzettend afhankelijk.
Stel dat je niet meer bij Microsoft kunt (of Google, Atlassian of noem maar een dienstverlener waar je sterk van afhankelijk bent) door een storing, internationale sancties (zie verderop), wijziging van de gebruiksvoorwaarden et cetera, dan ben je aardig de pineut. De afhankelijkheid van Microsoft voor de dagelijkse werkzaamheden is door Windows, Outlook, Teams, Copilot en Powerpoint zo groot geworden dat je maar beter een dagje vrij kunt nemen als dat uitvalt. Als je als organisatie de afhankelijkheid van andere bedrijven verkleint, wordt de eigen organisatie logischerwijs een stuk weerbaarder. Bij Glazen Uil willen we die risico’s niet lopen, we willen autonomie in onze digitale bedrijfsvoering. Daarom gebruiken we louter diensten die we ofwel
Er zijn een heleboel verschillende opties natuurlijk, maar de volgende hebben wij uitgebreider onderzocht om een goeie vergelijking te maken. Deze opties verschillen op een aantal belangrijke aspecten, maar zijn allemaal natuurlijk Europees!
Daarnaast nemen we in onze vergelijking Microsoft ook mee, zodat we een volledig beeld kunnen vormen van de afwegingen. Het uitzoeken van al deze opties kan een boel tijd kosten, dus als je zelf wilt overstappen heb je hopelijk iets aan onze afwegingen (en anders kun je altijd contact met ons opnemen natuurlijk, we helpen graag!)
Voor wie het eerste deel uit deze blog-serie niet gelezen heeft nog even de belangrijkste criteria waar wij naar hebben gekeken:
Wij vinden het geen probleem als we verschillende diensten bij verschillende aanbieders afnemen, maar dan moet het wel goed geïntegreerd zijn.
Bijvoorbeeld: als we een meeting plannen in onze agenda willen we direct een video-link erbij kunnen maken en willen we mensen uit ons contactenboek uitnodigen voor de meeting zodat die gelijk een mailtje krijgen met de datum, tijd en videolink.
En als anderen ons uitnodigen voor een meeting willen we vanuit de e-mail die uitnodiging accepteren en dat de meeting vervolgens automatisch in onze werkagenda verschijnt. Dit vereist dus een goede integratie tussen e-mail, videomeetings en agenda.
Dashboard van https://app.mailbox.org
Tijd om de opties tegen elkaar af te wegen op basis van de eerdergenoemde criteria.
Wellicht het bekendste Europese alternatief voor Microsoft en Google. Proton is Zwitsers en valt daarmee helaas buiten de Europese Unie. Dat betekent dus ook andere wetgeving en in Zwitserland wordt helaas gewerkt aan het afzwakken van hun privacy-wetgeving. Voor Proton is privacy wel hun hoogste prioriteit en daarom passen ze veel end-to-end-encryptie toe. Heel veilig dus, maar helaas zorgt die zware encryptie er wel voor dat het niet goed integreert met andere applicaties. En dat betekent op z’n beurt weer dat later overstappen van Proton naar een andere dienstverlener ingewikkeld is; kortom de vendor lock-in bij Proton is eigenlijk best groot!
Nextcloud is een uitgebreid eocsysteem van Duitse makelij. Het heeft veel gebruikers, wordt nu in grote organisaties in Europa uitgerold en heeft zich dus al echt bewezen als schaalbaar platform. Zo loopt er nu bijvoorbeeld een pilot bij SURF om Nextcloud in te zetten bij Nederlandse onderwijsinstellingen. Om het te gebruiken zul je wel bij een derde partij terecht moeten voor hosting (zoals het Nederlandse thegood.cloud) of zul je het zelf moeten installeren en beheren op een server. Voordeel: je hebt zelf volledige controle over het systeem. Nadeel: er is veel technische kennis vereist om het goed op te zetten. Een erg geschikte kandidaat voor grotere organisaties dus, waar een eigen IT-afdeling bestaat. Wat voor ons het grootste nadeel was van Nextcloud: het biedt geen e-maildienst aan.
Een e-maildienst van Nederlandse bodem! Je zou denken dat is een perfecte oplossing in combinatie met Nextcloud hierboven en voor veel organisaties is dat het misschien ook wel. Wij hebben dit sterk overwogen, maar wij hebben niet de schaal van Nextcloud nodig, dus was Mailbox voor ons de betere oplossing: een geïntegreerd geheel zonder dat we er zelf veel aan hoeven te sleutelen.
Wederom van Duitse makelij biedt deze dienstverlener het totale plaatje aan van wat wij zoeken: mail, agenda, documenten, opslag en videomeetings. Mailbox biedt zelfs meer functionaliteit dan wij nodig hebben, zo hebben ze bijvoorbeeld ook nog chat en takenbeheer. De prijs is ook eens uitstekend! Voor ons is Mailbox dus de perfect match. Het heeft geen eigen mobiele apps, wat ook niet nodig is, want door het gebruik van open standaarden werkt het in alle andere mobiele apps zoals Outlook of Google Calendar. En zo zijn er legio apps die de open standaarden ondersteunen, ook Europese en open-source apps voor mail en agenda. En het belangrijkste: als we later toch niet meer tevreden zijn kunnen we gemakkelijk overstappen, want door het gebruik van open standaarden hebben we geen vendor lock-in bij Mailbox.
Al decennia de grootste speler, koning van de vendor lock-in en 100% Amerikaans. Ondanks dat het ontzettend veel te bieden heeft (Word, Outlook, Sharepoint, Copilot, zelfs Windows is van hen), was Microsoft voor ons natuurlijk nooit een optie, maar het staat voor de volledigheid wel in de vergelijking. Hun ecosysteem is zo nauw geïntegreerd dat het heel goed met elkaar samenwerkt, maar dat je er ook moeilijk weer uit komt: vendor lock-in dus. Wist je dat Microsoft verlies lijdt op Copilot? De prijzen zullen dus een keer flink omhoog gaan, wat ben je nog bereid te betalen? Hoe makkelijk kun je nog overstappen naar iets anders? En dankzij de US CLOUD Act kan de Amerikaanse overheid altijd je gegevens opvragen, zelfs al staat je data op Europese servers, niet bepaald een fijne gedachte. Want in de systemen van Microsoft heb je waarschijnlijk heel veel gegevens staan: persoonsgegevens, klantgegevens, bedrijfsgeheimen en nog veel meer. De Amerikaanse overheid gaat niet altijd netjes met die gegevens om. De vendor lock-in is sterk en de zekerheid dat Microsoft je altijd zal blijven bedienen is twijfelachtig en daarmee een groot risico. Zo ontdekte de hoofdaanklager van het Internationaal Strafhof vorig jaar dat zijn Microsoft-account plots was geblokkeerd vanwege sancties van president Trump; opeens kon hij niet meer bij z’n email, agenda et cetera.
Grote kans dat jouw organisatie ook sterk afhankelijk is van Microsoft of Google. Dat brengt risico’s met zich mee, maar het is ook makkelijker gezegd dan gedaan om over te stappen op alternatieven. Een IT-landschap wat in vele jaren is opgebouwd, gooi je natuurlijk niet zo maar om. Gelukkig hoef je niet in één keer over. Ons advies: begin met iets kleins binnen de organisatie en bouw het langzaam uit, maak daarnaast bij nieuwe applicaties de kritische afweging of het ook anders kan. Onderzoek eens de mogelijkheden van een eigen AI-omgeving of vervang bijvoorbeeld eerst Miro, Microsoft Forms of Docusign; dit klinkt misschien heel spannend maar in de praktijk zal het je positief verbazen. Natuurlijk ondersteunen we jouw organisatie hier graag bij. Dus neem contact met ons op voor een kennismaking; wij voorzien graag in lezingen, strategische analyses en migratietrajecten!
Daarnaast gebruiken we bij Glazen Uil natuurlijk nog veel meer dan alleen deze basis-software: ook boekhouding, AI, bankrekening, chat, documenten ondertekenen, git, CRM, et cetera. Alles 100% Europees en/of in eigen beheer! In de rest van deze blog-serie nemen we je mee in de keuzes die wij gemaakt hebben voor andere Europese alternatieven. Volgende keer: een eigen AI-omgeving waar je zorgeloos gesprekken mee kunt voeren en gevoelige gegevens in kunt uploaden. Volg ons op LinkedIn om te zien wanneer er weer een nieuwe blogpost online staat!
Omdat Mailbox open standaarden gebruikt, kan ik zelf kiezen met welke apps ik Mailbox wil gebruiken op mijn computer en telefoon. Daarnaast gebruik ik privé nog weer andere systemen op basis van open standaarden dus vind ik het handig om in één overzicht mijn werk- en privémail en ook -agenda te kunnen bekijken en bewerken. Dit zijn de apps die ik daarvoor naar tevredenheid gebruik, allemaal aanraders dus:
Hopelijk heb je na het lezen van deze blog-post zelf ook meer vertrouwen in de overgang naar meer digitale autonomie. Misschien ben je al wel begonnen of heb je nu de motivatie om echt aan de slag te gaan? Ik hoor het graag en vind het natuurlijk leuk om hierover te praten. Let me know!
Verder praten naar aanleiding van deze blog? Neem contact op:
rien@glazenuil.nlLinkedInBekijk deze blog ook op LinkedIn:
https://www.linkedin.com/posts/rienheuver_hoe-komen-we-weg-bij-big-tech-digitale-autonomie-share-7465318578771251200-hSfl